INSTRUKCJA
KANCELARYJNA
w Rudzie Śląskiej
Spis treści:
Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Przyjmowanie korespondencji
Rozdział III Przeglądanie i przekazywanie korespondencji
Rozdział IV Czynności kancelaryjne
Rozdział V Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt
Rozdział VII Załatwianie spraw
Rozdział VIII Wysyłanie pism
Rozdział IX System kancelaryjny – rejestracja i znakowanie spraw
Rozdział X Przechowywanie akt
Rozdział XI Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
Rozdział XII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Rozdział XIII Reorganizacja lub likwidacja placówki oświatowej
Rozdział I
Postanowienia ogólne
- Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, a także reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją (niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci oraz informacji w niej zawartych) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji, aż do momentu uznania jej za część dokumentacji w składnicy akt – w Zespole Szkół nr 5 w Rudzie Śląskiej.
Załącznikiem nr 1 do instrukcji kancelaryjnej jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
- Określone w instrukcji zasady postępowania z dokumentacją zapewniają jednolity i spójny sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji, a także ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą akt w jednostkach oświatowych.
- Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową oznaczonymi klauzulą „ściśle tajne” lub „tajne” oraz stanowiącymi tajemnice służbową oznaczonymi klauzulą „poufne” regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11 poz. 95 z późn. zm.).
Dla korespondencji oznaczonej klauzulą tajności prowadzi się:
- rejestr teczek dokumentów niejawnych;
- ewidencję dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”, „tajne”
- dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne”.
Słowniczek terminów kancelaryjnych i archiwizacyjnych użytych w instrukcji:
◦ akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na treść i sposób załatwienia sprawy,
◦ akta – wszelka dokumentacja wytworzona w wyniku działalności jednostki (twórcy),
◦ akta sprawy – cała dokumentacja, niezależnie od jej formy, zawierająca dane, informacje, wnioski, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy,
◦ dekretacja - adnotacja umieszczona na piśmie lub do niego dołączona, wskazująca osobę, sposób oraz termin załatwienia sprawy,
◦ dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów, zdarzeń, danych,
◦ dokument elektroniczny - zbiór danych zapisany w postaci elektronicznej, nieposiadający pierwowzoru, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych,
◦ dokumentacja – zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów: ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji oświatowej, finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. - niezależnie od techniki jej wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, CD-ROM-y, mapy, fotografie, rysunki, taśmy magnetofonowe,
◦ dziennik korespondencyjny – księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i pism wychodzących; dziennik korespondencyjny pozwala na kontrolę obiegu pism,
◦ informatyczny nośnik danych - dyskietka, taśma magnetyczna, CD-ROM, pen-drive lub inny nośnik, na którym w formie elektronicznej zapisano treść dokumentu,
◦ instrukcja archiwalna – przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt,
◦ instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją od jej wytworzenia lub otrzymania do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt,
◦ jednostka - samorządowa oświatowa jednostka organizacyjna,
◦ kategoria archiwalna – określa okres przechowywania akt wyrażony symbolem literowym lub symbolem literowym i cyfrą arabską.
Wyróżnia się:
- kat. „A” - symbol określający materiały archiwalne,
- kat. „B” - symbol na oznaczenie akt o czasowej wartości praktycznej
(dokumentacja niearchiwalna). Symbol literowy uzupełniony jest zawsze cyfrą
arabską, np. B5 - co oznacza 5-cio letni okres przechowywania,
- kat. „BE” - dokumentacja niearchiwalna, która przed upływem określonego
czasu przechowywania winna zostać poddana ekspertyzie ze
strony przedstawiciela Archiwum Państwowego, np. BE10 oznacza,
iż przed upływem 10-ciu lat akta te poddaje się ekspertyzie,
- kat. „Bc” - oznacza kategorię dla dokumentacji posiadającej krótkotrwałe
znaczenie praktyczne; po wykorzystaniu dokumenty te mogą
być wybrakowane bezpośrednio w jednostce organizacyjnej,
◦ korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki, a także każde pismo wysyłane,
◦ pismo – pisemna forma wypowiedzi instytucji, urzędu lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy,
◦ pomoce kancelaryjne – księgi, rejestry, spisy, skorowidze, kartoteki stosowane w sekretariacie, a służące do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentów,
◦ referent - pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, również nauczyciel załatwiający lub prowadzący daną sprawę,
◦ rzeczowy wykaz akt – najważniejszy normatyw kancelaryjno-archiwizacyjny; wykaz haseł rzeczowych akt, oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną,
◦ sekretariat - stanowisko pracy uprawnione do przyjmowania i wysyłania korespondencji; zadaniem sekretariatu jest również obsługa organizacyjna dyrektora,
◦ spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce – prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt,
◦ spis zdawczo-odbiorczy akt – formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego lub składnicy akt, a także dokumentów przekazywanych do Archiwum Państwowego,
◦ sprawa – zdarzenie lub określony stan rzeczy, ale także podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
◦ symbol klasyfikacyjny – oznaczenie cyfrowe hasła danej grupy spraw, ujętej w rzeczowym wykazie akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt,
◦ symbol kwalifikacyjny – oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, np. „A”, „B”, „BE”
◦ teczka aktowa - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą najczęściej odrębną jednostkę archiwalną,
◦ załącznik - każde pismo lub inna postać dokumentu odnoszące się do treści lub tworzące całość z pismem przewodnim,
◦ zbiór dokumentacji – całość dokumentacji wytworzonej w jednostce – obejmuje zarówno materiały archiwalne, jak również dokumentację niearchiwalną,
◦ znak akt – zespół symboli określających przynależność danej sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
◦ znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw.
Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. Z 1980 r. Nr 9, poz. 26 z późniejszymi zmianami).
Rozdział II
Przyjmowanie korespondencji
- Korespondencję wpływającą do Zespołu Szkół nr 5 w Rudzie Śląskiej przyjmuje sekretariat, sprawdzając jednocześnie prawidłowość adresowania oraz stan opakowania. W przypadku, gdy przesyłka jest uszkodzona, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
- Przesyłki specjalnego rodzaju sekretariat wpisuje do stosownego rejestru (według wzoru ustalonego przez dyrektora), sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach oprócz daty wpływu umieszcza się godzinę przyjęcia.
- Sekretariat otwiera wszelkie przesyłki, z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
- stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzula „poufne”, które przekazuje
właściwej osobie za pokwitowaniem,
- wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.
- Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej napisem „poufne” okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnice służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją dyrektorowi szkoły z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
- Po otwarciu koperty stwierdza się:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
- Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
- Koperty ze znaczkiem i stemplem pocztowym dołącza się jedynie do pism:
- poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
- dla których istotna jest data nadania np. skargi, odwołania itp.,
- w których brak nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego.
- Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
- Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
- Każda wpływająca korespondencja opatrywana jest pieczątką wpływu (wg wzoru zawartego w załączniku nr 2), zawierającą datę i numer z dziennika korespondencyjnego lub innego rejestru kancelaryjnego.
- Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 – 10, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści.
- Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu.
Rozdział III
Przeglądanie i przekazywanie korespondencji
- Przyjętą korespondencję pracownik sekretariatu przekazuje dyrektorowi placówki.
- Dyrektor przegląda korespondencję i:
- decyduje, którą korespondencję załatwi sam,
- przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników,
- Na korespondencji przewidzianej do załatwienia przez innych pracowników placówki dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące:
- sposobu załatwienia sprawy,
- terminu załatwienia sprawy,
- akceptacji załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
4. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora pracownik sekretariatu
rejestruje w dzienniku korespondencji przychodzącej i rozdziela na:
- podlegającą załatwieniu przez dyrektora placówki,
- podlegającą załatwieniu przez innych pracowników.
5. Korespondencję, o której mowa powyżej, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym
osobom.
Rozdział IV
Czynności kancelaryjne
1. Podstawowe czynności kancelaryjne w Zespole Szkół nr 5 to:
- przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdzielanie korespondencji oraz innych
przesyłek,
- prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych („zastrzeżone”, „tajne” lub
„poufne”), a także przesyłek wartościowych,
- sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- przyjmowanie i nadawanie telegramów, obsługa faksu, obsługa poczty
elektronicznej,
- udzielanie informacji interesantom, kierowanie ich do właściwych osób.
2. Czynności kancelaryjne w placówce wykonują:
- sekretariat,
- sekretarz placówki oświatowej,
- referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie danych spraw,
- pracownicy sporządzający czystopis.
Rozdział V
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
1. Zakłada się szerokie wykorzystanie informatyki w Zespole Szkół nr 5,
z zachowaniem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych,
szczególnie danych osobowych.
2. Korzystanie z informatyki przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych obejmuje:
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem wydzielonej
poczty elektronicznej z zastrzeżeniem wiadomości stanowiących tajemnicę
państwową i służbową,
- przesyłanie pocztą elektroniczną korespondencji i innych wiadomości
wewnątrz placówki,
- prowadzenie wszelkich rejestrów i ewidencji dotyczących obiegu
dokumentów,
- udostępnianie upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania,
baz danych,
- współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez
wszystkie jednostki,
- tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
- umieszczania na stronach internetowych aktualizowanych informacji,
- monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz placówki.
3. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w placówce.
4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez umożliwienie dostępu wyłącznie upoważnionym osobom, a także odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się poprzez:
- system haseł identyfikujących,
- system haseł ograniczających dostęp do wybranych zasobów danych.
6. Dane gromadzone w pamięci komputerów winny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
- przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu
(nośniki informatyczne użytkowanego oprogramowania operacyjnego,
narzędziowego, aplikacyjnego),
- archiwizowanie (w cyklu kilkudniowym) danych przechowywanych w pamięci
komputerów lokalnych,
- archiwizowanie (codziennie) zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich
danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich
nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio chronionym miejscu,
- archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na
odpowiednich nośnikach informatycznych i przechowywanie ich poza siedzibą
placówki.
Rozdział VI
Wewnętrzny obieg akt
1. Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.
2. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Rozdział VII
Załatwianie spraw
1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze, celowe i skuteczne metody, jak również korzystać z formularzy i druków przewidzianych przepisami szczególnymi.
2. Sprawy mogą zostać załatwione ustnie lub pisemnie.
3. W korespondencji zewnętrznej - w uzasadnionych przypadkach - zaleca się posługiwanie się pocztą elektroniczną.
4. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
- każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
- każde pismo oznacza się znakiem sprawy,
- w odpowiedziach wskazuje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
- pod tekstem, po lewej stronie umieszcza się adnotację o ilości załączników,
jak również wskazuje się adresatów, do których pismo jest kierowane.
5. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
6. Do obowiązków sekretariatu należy również prowadzenie terminarza. Sekretariat obowiązany jest na bieżąco informować dyrektora placówki o sprawach, które nie zostały załatwione w terminie.
Rozdział VIII
Wysyłanie pism
- Korespondencja może być przekazana adresatowi w postaci pisma wysyłanego:
- przesyłką listową,
- faksem,
- na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
- pocztą elektroniczną.
- Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu:
- sprawdza: czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono
przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi
do uzupełnienia,
- potwierdza swoją parafą lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym
wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,
- zwraca referentom kopie wysłanych pism,
- wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
- do pism wysyłanych pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się
wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
- Dla pism przeznaczonych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których
w prawej dolnej części umieszcza adres odbiorcy składający się z:
- imienia i nazwiska, bądź pełnej nazwy instytucji,
- nazwy miejscowości z kodem pocztowym, nazwę ulicy, nr domu, nr lokalu.
- Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
- Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
- Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (np. polecony).
Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
7. Do doręczenia bezpośrednio adresatom niektórych terminowych pism służy
książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb
doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej
regulują; Kodeks postępowania administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne.
Książkę doręczeń prowadzi sekretariat.
Rozdział IX
System kancelaryjny – rejestracja i znakowanie spraw
- W Zespole Szkół nr 5 w Rudzie Śląskiej stosuje się bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
- Wykaz akt to jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt, które powstają w toku działalności placówki, zawierająca ich kwalifikację archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działania placówki, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
- Jednolity rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9.
- W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00 – 99, oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000 – 999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000 – 9999.
- Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
- Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne, symbol liczbowy hasła, a także kategorię archiwalną we wszystkich placówkach oświatowych.
- W uzasadnionych przypadkach dyrektor placówki oświatowej może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Zmiany polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
- Oprócz haseł, jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
- Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
- Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz w porozumieniu z osobą prowadzącą składnicę, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
- Zespół Szkół nr 5 w Rudzie Śląskiej nie została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne.
- Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
- Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok szkolny oddzielnie. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
- Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym.
- Dla każdej podteczki zakłada się oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się numer założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw, numer podteczki oraz rok (np. SP1.2701.2.1.2013).
- Dla ułatwienia pracy, referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek...”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Rejestracja spraw, znakowanie pism
- Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
- Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 3.
- Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz placówki. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
- Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje się jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu - na nośniku papierowym.
- Znak sprawy zawiera:
- symbol literowy placówki – np. SP1,
- symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, np. 4320,
- kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, np. 5,
- cztery cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
- Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką. I tak dla pisma oznaczonego znakiem SP1.4320.5.2013 - „SP1” - oznacza placówkę, „4320” – oznacza symbol liczbowy z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „5” – oznacza kolejną sprawę, „2013” – rok .
- Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisania do nowych spisów spraw.
- W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku, a w spisie spraw ubiegłego roku odnotowuje się wzmiankę: „przeniesiono do znaku sprawy nr...”.
- Rejestracji nie podlegają:
- publikacje (gazety, czasopisma, afisze, ogłoszenia, prospekty),
- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
- rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
- zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
- W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci zbiorów informatycznych.
- Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
- Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor
- Rejestry prowadzą referenci spraw, a każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
- Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat, zapisy poszczególnych lat należy zakończyć pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
- Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z ta różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
- W Zespole Szkół nr 5 prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne:
- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr zarządzeń dyrektora,
- rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
- rejestr zawartych umów.
- Sekretariat może prowadzić dziennik korespondencyjny
(na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym ewidencjonowane
są wszystkie pisma skierowane do dyrektora. Wzór dziennika korespondencyjnego
(podawczego) stanowi załącznik nr 4.
Rozdział X
Przechowywanie akt
- Akta spraw przechowuje się w Zespole Szkół nr 5 im. Jadwigi Markowej w Rudzie Śląskiej
- Na każdym stanowisku przechowywane są akta spraw bieżących, załatwianych w ciągu roku kalendarzowego – przed przekazaniem ich do składnicy akt.
Rozdział XI
Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
- Dla przechowywania dokumentacji spraw ostatecznie załatwionych Zespole Szkół nr 5 im. Jadwigi Markowej w Rudzie Śląskiej prowadzi składnicę akt.
- Całą wytworzoną dokumentację przechowuje się w formie papierowej.
- Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do składnicy akt po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami.
- Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 5.
- Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo–odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.
Przez uporządkowanie akt rozumie się:
- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według
liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej
sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy
pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
- paginację akt kat. B25, B50 (każdą zapisaną stronę numerujemy miękkim ołówkiem),
- dla dokumentacji nietworzącej akt sprawy, a także dla dokumentacji kat. B5 i B10 -
ułożenie akt wewnątrz teczki w porządku chronologicznym (styczeń na dole, grudzień
na górze),
- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
- pozbawienie akt części metalowych (spinaczy) oraz koszulek foliowych,
- opisanie teczek po ich zewnętrznej stronie (według wzoru podanego w zał. nr 5),
- ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp., według haseł klasyfikacyjnych jednolitego
rzeczowego wykazu akt.
- Spisy zdawczo–odbiorcze dla dokumentacji kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
- Spis zdawczo–odbiorczy sporządza pracownik przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
- Spis zdawczo–odbiorczy podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt.
- Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne po przekazaniu ich do składnicy akt i zarejestrowaniu w ewidencji składnicy, można udostępnić lub wypożyczyć.
Rozdział XII
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
- Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników placówki oświatowej czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora Zespole Szkół nr 5 im. Jadwigi Markowej w Rudzie Śląskiej
- Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności kontrolowaniu:
- prawidłowego prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
- prawidłowego i terminowego załatwiania spraw,
- ustalonego instrukcją obiegu akt wewnątrz placówki,
- przekazywania dokumentacji do składnicy akt, zgodnie z przyjętym terminarzem.
- W ramach nadzoru nad czynnościami kancelaryjnymi w placówce oświatowej zadaniem dyrektora jest również umożliwienie pracownikom zapoznania się z literaturą fachową oraz aktami normatywnymi dotyczącymi zagadnień związanych z obsługą dokumentacji.
Rozdział XIII
Reorganizacja lub likwidacja placówki oświatowej
- W przypadku reorganizacji lub likwidacji samorządowej placówki oświatowej tryb postępowania z dokumentacją określają:
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (D.U. Z 2002 r. Nr 167
poz.1375 ) w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz
zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie
sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji
przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej
dokumentacji (Dz.U. Nr 23, poz. 225 z późn. zm.)
- Karta Informacyjna nr 48 Kuratorium Oświaty w Katowicach z dnia 13.08.2012 r.
w sprawie zasad przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania do archiwum
zakładowego Kuratorium Oświaty w Katowicach.
- Placówka oświatowa, która jest prawnym następcą całości lub części placówki reorganizowanej lub likwidowanej - przejmuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw niezałatwionych.
- Dokumentacja przebiegu nauczania zlikwidowanej placówki oświatowej tj.:
- księgi uczniów/słuchaczy/wychowanków,
- księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania
przedszkolnego, obowiązkowi szkolnemu,
- księgi arkuszy ocen, księgi ocen,
- uchwały Rady Pedagogicznej dot. klasyfikowania, promowania, ukończenia szkoły,
- protokoły egzaminów dojrzałości,
- dokumenty dot. odtworzenia zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania,
- dzienniki lekcyjne i dzienniki innych zajęć,
- świadectwa nieodebrane, indeksy,
- rejestr wydanych świadectw
winna zostać przekazana do archiwum Kuratorium Oświaty według zasad określonych
w Karcie Informacyjnej nr 48.
- Pozostałą dokumentację, uporządkowaną według obowiązujących zasad i wyszczególnioną w spisie zdawczo-odbiorczym, przekazuje się organowi założycielskiemu.
